2017년11월12일 41번

[사무정보관리]
다음과 같이 비서가 문서 작성 후 발송하기 위한 작업을 하고 있다. 다음 중 업무처리가 가장 적절하지 않은 비서는?

① 여러 사람에게 문서를 발송하는 경우에 메일머지를 이용하여 주소 레이블 작업을 하였다.
② 수신자가 법인대표여서 명칭 뒤에 귀중이라고 표기하였다.
③ 등기로 우편을 보내는 경우에는 등기번호를 잘 기록해두었다.
④ 문서를 발송하기 전에 발송될 문서와 동일한 형태의 문서사본을 보관하였다.

(정답률: 71%)

문제 해설

"여러 사람에게 문서를 발송하는 경우에 메일머지를 이용하여 주소 레이블 작업을 하였다."가 가장 적절하지 않은 업무처리이다. 이유는 메일머지를 이용하여 주소 레이블 작업을 하면 수신자의 정보가 노출될 수 있기 때문이다. 따라서 개인정보 보호를 위해 메일머지 대신 BCC(Bind Carbon Copy)를 사용하는 것이 좋다.

"수신자가 법인대표여서 명칭 뒤에 귀중이라고 표기하였다."는 수신자의 지위나 직함을 명확하게 표기하여 문서의 명확성을 높이는 좋은 업무처리이다.

"등기로 우편을 보내는 경우에는 등기번호를 잘 기록해두었다."는 문서의 추적성을 높이기 위한 좋은 업무처리이다.

"문서를 발송하기 전에 발송될 문서와 동일한 형태의 문서사본을 보관하였다."는 문서의 보관과 추적성을 높이기 위한 좋은 업무처리이다.

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